Een goede vergaderlocatie vinden is niet makkelijk. Hoewel er tig aanbieders op de markt zijn, voldoen ze vaak net niet aan al uw wensen. Het vinden naar de ideale locatie moet in ieder geval voldoen aan een aantal basiskenmerken. Om bij het zoeken naar uw vergaderlocatie niks over het hoofd te zien, zijn de belangrijkste kenmerken voor je op een rijtje gezet!
Vergaderlocaties moeten goed bereikbaar zijn
Het is in ieder geval altijd belangrijk dat een vergaderlocatie goed te bereiken is. Dit betekent dat de locatie met het openbaar vervoer gemakkelijk te doen is, en voor reizigers met een auto dat er voldoende parkeerplekken zijn. Ook de reisafstand maakt uit: komen er deelnemers vanuit het hele land? Dan is een vergaderlocatie die centraal gelegen is perfect: zo reist iedere deelnemer ongeveer dezelfde afstand.
Vergaderlocaties zonder catering? Een no-go!
Het is meer dan belangrijk dat een vergaderlocatie een cateringservice aanbiedt. En dit gaat verder dan slechts koffie en thee. Ook dient er bijvoorbeeld een lunch geserveerd te worden voor vergaderingen die een lange middag in beslag nemen. Zo kunnen deelnemers een pauze houden en zichzelf opladen met een voedzame maaltijd, zodat de vergadering of presentatie daarna weer fris en fruitig voortgezet kan worden. Hierbij dient ook gelet te worden op de variatie die de catering aanbiedt. Er zit namelijk altijd wel een deelnemer tussen die vegetarisch is of zelfs allergisch is voor een bepaald product!
Een snelle en goed werkende internet verbinding is een must!
Een vergaderlocatie zonder een goed werkende en snelle internetverbinding is een absolute afrader. Niets is vervelender dat een vergadering of presentatie onderbroken wordt door een in de steek latende verbinding. Ook is het vervelend als het netwerk het slechts bij een gedeelte van de deelnemers doet omdat het de druk niet aan kan van het aantal personen aanwezig in de vergaderlocatie. Iedere deelnemer moet gegarandeerd worden van een internetverbinding zodat alles soepel kan verlopen.
Een goede vergaderlocatie staat open voor je wensen of aanpassingen
Naast deze basiskenmerken van een goede vergaderlocatie is het begrijpelijk dat je bedrijf aangepaste wensen heeft wat betreft de inrichting van de vergaderlocatie. Heb je bijvoorbeeld liever een vergaderlocatie met een minimalistische inrichting zodat de deelnemers niet worden afgeleid? Of toch liever een ‘huiselijk’ warm gevoel zodat de deelnemers zich op hun gemak voelen? Zoek naar een aanbieder die open staat voor je suggesties zodat je de ideale vergaderlocatie creëert!
